"De werkelijkheid bestaat uit cirkels," zegt Peter Senge, "die wij als rechte lijnen zien."
Daarop aansluitend vinden wij dat visie, logica en verbeelding daarbij een aanvullende aanbeveling zijn om te onderzoeken of een mindmap een inspirerend hulpmiddel zou kunnen zijn om mogelijk de heersende kijk op de onderlinge relaties "binnen en buiten de poort" te corrigeren. Wij geloven dat Switch Blade MindMaps daarbij een goede optie is om knap verder te komen. Switch heeft overigens enkele decennia ervaring opgedaan in langdurige samenwerkingen in corporate communication met Albert Heijn, Ahold, Ceteco en Sarakreek.

"Kan ik dat zelf niet zo'n kaart maken?" horen wij wel eens. "Daar is toch trouwens software voor te krijgen?" Die vraag ligt voor de hand, want wie is er niet voordurend bezig om in gedachten routes uit te zetten? Als er een wens is opgekomen om een gestructureerd plan daadwerkelijk in kaart te brengen, dan kan een mindmap een effectieve communicatie-tool zijn. Eerstens gaat het dan vooral om het richtinggevoel in grote lijnen en de plaatsbepaling van het doel, en vervolgens de keuze van de route. De voorbereiding van de verplaatsingen is op zich al een onderneming, die veel communicatie vereist en waarvoor in samenspraak een plan gemaakt zal worden.

De cartograaf wordt er eventueel pas in de laatste fase na een uitgebreide voorbereiding bijgehaald. Het maken van een mindmap begint met het maken van een schematische indeling van de organisatie, die net zo gecompliceerd is als de infrastructuur van het gebied dat uiteindelijk in kaart wordt gebracht, de onderlinge relaties, lijnen en lijntjes, stappenplannen, bastions, prinsdommen, koningrijkjes. De vraag zal zich (tussen haakjes) aandienen in hoeverre we in het hele proces realistisch en eerlijk kunnen blijven. Als we vanuit een heteluchtballon bekijken hoe alles gelegen is, de historische gegroeide plaatsen en het huidige werkelijke belang, dan is het zaak om de onderlinge verhoudingen te bepalen, en de ligging ten opzichte van elkaar. Bij nadere beschouwing is het een voorwaarde om daarbij inzicht te hebben in bedrijfsprocessen en -organisatie, in beeldvorming binnen en buiten de poort.

"Denial is not just a river in Egypt."

Wilde gedachtestromen gekanaliseerd.
Waar mensen samenwerken heerst veelal de behoefte om het eens te zijn over de route waarlangs een doel wordt bereikt, maar eerder nog de wens om gezamenlijk vast te stellen wat het doel zou moeten zijn. Er wordt een brainstorm gehouden; iedereen denkt en praat door en langs elkaar heen. De eenvoudigste manier om daar orde in te brengen is de flipover . In den beginne wordt uit een meerdere opties het doel bepaald, eerst verwoord en na een beoordeling van de kosten en baten, voor- en nadelen, in een ranking prioriteiten aan gegeven. Kunnen wij het er over eens worden of het één doel kan of moet worden? Ja, dan flippen we het volgeschreven vel over de ezel naar achteren. Anders drinken we koffie en kijken we naar de beslissingsboom terwijl we onze geest, our mind, en ons geheugen de vrije loop laten om meer relevante bepalende factoren te ondekken, en aan de orde te brengen. Het gaat om orde, inspiratie, tegengas, openheid en transparantie. Waarom de kernwoorden niet in rood en groen? Rood voor belemmeringen en groen voor een positief ja.

Nou en?
Tot hier toe hielp het opschrijven en het ordenen ons met het lezen wat we denken. Is er een manier om verder iets aan onze conclusies toe te voegen zodat we kunnen bedenken hoe we verder kunnen? Intussen hebben zij die de storm veroorzaakten en op vlagen van inspiratie en adrenaline mogelijk en hopelijk een beeld gekregen van de richting die het gedachtengoed zou moeten volgen. Hierbij gaat het er vooral om dat iedereen een gevoel krijgt zich een denkbeeld gaat vormen van de transformatie die de samenwerking zal moeten doormaken om een gezamenlijk geformuleerd doel te bereiken. En dan het schema grafisch laten, of er iets aan toevoegen?

Hoe een mindmap goed kan communiceren.
Van Landjepik naar een semantisch netwerk. Als een mindmapper ervaring heeft in 'corporate communication' kan die mogelijk meedenken over het vormgeven van de nogal abstracte mindmap, de abstracties tot de verbeelding laten spreken.
Waarvoor een vooruitziende blik nodig is en het vermogen zich in te denken in de ontwikkelingen, zoals bij schaken, zetten en tegenzetten, oorzaak en gevolg. En dan gaat het er verder om dat men de mindmap zó gaat beleven dat de denkbeelden worden opgenomen in de eigen denkwereld en dat men die zich zal herinneren wanneer dat van belang is.
Het leiding geven aan de brainstorm en de gesprekken, het coaching en motiveren, zijn essentieel in het verandermanagement en vergen aparte, gerichte studies en trainingen. Het maken van mindmaps is feitelijk alleen maar een vormgevende discipline van de fase van de uitvoering.
Om een mindmap goed te laten functioneren binnen de communicatie zal de beeldtaal getoonzet dienen te worden in het idioom van de heersende, of de nagestreefde cultuur. Dat lijkt erg abstract. In een effectief communicerende mindmap zit de kneep in de metaforisch gevisualiseerde elementen in de geografie. In die beeldelementen zit de potentiële kracht voor de beeldvorming van het geheel en ook van logische ordening in het geheugen .
Voorlopig zal er bij de uitwerking van een mindmap uitgegaan worden van een grafische, tweedimensionale weergave, hoewel er in de weergave via een website nu al wel links gemaakt kunnen worden met videoclips.

"Do you know the way to San Jose?"
(Burt Bacharach)

De mindmap krijgt een groeiende belangstelling.
Vroeger maakte de leraar met een krijtje schema's op een blackboard en later in de organisatiekundeopleiding op een whiteboard, maar die schema's zijn tot de verbeelding gaan spreken en aanzienlijk gesophistikeerder geworden. Langs berg en dal gaan we mee met de explicateur. Er zijn boeken, plaatwerken over dit onderwerp verschenen. Er worden kaarten gemaakt waarmee medewerkers meegetrokken worden in het betoog over de veranderingen binnen de organisatie. Zoals tieners vroeger in de Bosatlas wegdroomden en zich voorstellingen maakten over hun reizen naar nieuwe situaties, zo worden de medewerkers meegezogen in het verhaal over de reis die ze nu zelf naar de toekomst moeten meemaken. Nieuwe mensen, nieuwe technieken, nieuwe marktbenaderingen, nieuwe gebieden, nieuwe kanalen, nieuwe targets, nieuwe formaties en structuren, een evoluerende mentaliteit. De mindmap biedt een nieuwe leermethodiek. Het is een methode waarmee nieuwe informatie en beeldvorming effectief en makkelijk 'retrievable' in het geheugen van onze mind opgeslagen kan worden.

De mindmap herontdekt als communicatie-tool.
Mindmaps worden al eeuwen gebruikt om te studeren, voor brainstorms, voor het visualiseren van problemen en bij het oplossen van complexe vraagstukken. Niet alleen docenten, studenten, ingenieurs en psychologen hebben baat bij het gebruik van een mindmap, maar wordt gebruikt door iedereen in de meest uiteenlopende situaties. Eén van de oudst bekende mindmaps werd ontworpen door Porphyry of Tyros, een filosoof uit de 3e eeuw, die hij gebruikte het categoriesatiesystemen van Aristoteles grafisch te visualiseren, maar de Britse psycholoog, auteur en herontdekker Tony Buzan beweert er nu de uitvinder van te zijn. Volgens Buzan werd zijn concept van mind mapping geïnspireerd door science fiction boeken als die van A.E. van Vogt and L. Ron Hubbard. Zijn gedachte hierachter is dat in de traditionele communicatie de lezer de tekst van links naar rechts en van boven naar onder tot zich neemt, hoewel in praktijk het oog andere informatie dan tekst op een niet-lineaire manier de pagina bekijkt en leest. Buzan propageert de mindmap als superieure wijze van noteren, een stelling die vandaag de dag gevolgd wordt door talrijke managers en studenten.

Een nieuw begrip en een verdieping van het mindmap-concept is met een semantische structuur die voortkwam uit een theorie die uitging van het menselijk leerproces. Al in de jaren 1960 werd dat ontwikkeld door Dr Allan Collins en M. Ross Quillian, die hiervoor ook mindmaps gebruikten. Dankzij zijn onderzoek, kan Dr Allan Collins beschouwd worden als de vader van de moderne mindmap. De moderne mindmap wordt nog steeds gebruikt in alle mogelijke kleuren en vormen, en toegepast op een hele waaier van specialisatiegebieden. In het onderwijs wordt hij vandaag de dag soms aangeduid als Webs of Webbin g . De radiale structuur van de moderne mindmap is vaak eenvoudiger dan de complexere mindmaps uit de jaren 1960. De semantische ontwikkeling heeft vooral gevolgen gehad voor een verdergaande sophistication in database based websites.

Volgens Buzan is de mindmap superieur aan het lineair noteren omdat de mindmap op het brein een stimulerende en inspirerende uitwerking heeft en de intuitie aanspreekt en deze gaandeweg ook verder ontwikkelt. Verder onderzoek toonde aan dat mindmaps vooral belangrijk kunnen zijn bij het zich terug voor de geest halen van informatie.  

De toepassing van mindmaps.
Mindmaps worden gebruikt in het onderwijs en in het zakenleven, bij het maken van notities en van samenvattingen en het uiteenzetten van een idee of een plan. Mindmaps worden ook gebruikt bij brainstormen, waarbij een groep mensen van gedachten wisselt en hun uitkomsten op papier zetten in de vorm van een mindmap. In meetings kan met een geprojecteerde mindmap getoond worden welke positie men inneemt en waar men staat en met welke connecties. Ook ideeën, concepten, argumentaties, analyses, en plannen, vertaald tot een aanschouwelijke mindmap of presentatie, een voorbeeldig medium.

De creatie van mindmaps.
Al naar gelang het doel van de mindmap en de organisatie kan de map getekend worden aan de hand van een reeks notities, dan kan hij, nadat er door de verschillende betrokkenen over wordt gedelibereerd, overeenstemming bereikt, en onenigheid uitgepraat, gedetailleerder en verfijnder uitgewerkt worden voor een presentatie, om daarna weer alles opnieuw onder de loupe te nemen, want zo gaat het in de praktijk. Er zijn software- paketten op de markt waarmee in de voorbereiding eenvoudige mindmaps kunnen worden gegenereerd.

Verschillende doelen, verschillende mindmaps.
Als binnen een organisatie, belangenvereniging, club, bedrijf, of wel de overheid, het idee is ontstaan dat men veel mogelijkheden ziet in een mindmap, maar wat dan? De meest economische volgende kan worden ondernomen door een coördinator met zeggenschap, want de mindmap zal immers gezichtsbepalend worden in de interne en ook wel externe communicatie. Het beeld dat men intern zelf van de organisatie heeft manifesteert zich ook extern, van buiten naar binnen.

Wie zijn wij eigenlijk.
Wat doen we nu precies? Schrijf dat eens op. Bedenk welke typerende qualificaties maken wat je doet en wie je bent. En bedenk daarbij ook dat je moet vertellen aan een ander wat de organisatie doet, in sleutelwoorden. Stel je voor dat je die kernwoorden groepeert in een ruimte, een landschap, een industrieterrein, een kantoorlandschap, een industrieterrein, zoals we vroeger een kasteel tekenden, met een slotgracht, een ophaalbrug, uitkijkposten, landerijen, een weg naar het dichtsbijzijnde dorp. Maar kastelen, die tekende je vroeger.

Begin met een schema, vul de rechthoekjes in.
Deel de functies binnen de organisatie in zoals je vindt dat die idealiter in een processtroom in relatie tot elkaar op elkaar zouden moeten aansluiten, uitgaande van de volgtijdelijkheid in het proces, of anders in op basis van frequentie van de onderlinge contacten, dan heb je de een basis voor een mindmap. Louter schematisch. Trek de lijnen, de lijnen waarlangs de contacten lopen. Zo'n schematische weergave kan je indelen als een tijdslijn, of het eindproduct centraal plaatsen en alles wat bijdraagt en toevoegt daar omheen gegroepeerd, een organogram. Voor dat soort teken- en indelingswerk is software te koop. Met een groepje kun je zo'n schema maken op een flipover.

Dan volgt de mise-en-scène.
De omzetting van het abstracte schema tot een tot de verbeelding sprekende mindmap kan plaats vinden in een landschap, een stedelijke omgeving, of wat de fantasie ingeeft, maar als het even kan passend bij het karakter van de organisatie, de werksfeer en de stijl.
In z'n meest ongecompliceerde vorm kan een mindmap een opsomming zijn van alle aspecten rond een onderwerp op een vertrouwd aandoende manier in een landschappelijke setting geografisch gearrangeerd. Noem het ludiek, of heel interessant, maar de kaart roept reacties op van "Jemig, duizend bommen en granaten, shit, allemachtig, daar denk je nooit aan!" De indeling kan losjes gemaakt worden, of heel dicht bij de organisatiestructuur gehouden worden, een stad uit de science fiction. Maar goed, in de eerste plaats zou de vraag gesteld moeten worden "Waarom eigenlijk?"

Wil men de weg wijzen, of suggesties geven?
Waarom wil de mogelijke opdachtgever zo'n kaart? En wat wil men ermee? Dat zijn in de eerste fase de belangrijkste vragen. Er kan dus gekozen worden uit allerlei vormen. Het is dus zaak om die ene vorm te kiezen die passend en effectief is, past bij de stijl van het bedrijf. Eerstens dient dan de wens geformuleerd te worden en de mogelijkheden die men ziet in de toepassing, op welke manier de kaart onder de aandacht gebracht kan worden en van wie. Bij elke organisatie, in elke situatie, elke stijl van communiceren, past een stijl en een vorm. De atwoorden op deze vragen kunnen gestalte krijgen wanneer er met voorbeelden van gedachten wordt gewisseld. Daar zijn geen handboeken of richtlijnen voor.

"Je blijft kijken!"
"Zo'n kaart is heel fascinerend. Je blijft steeds nieuwe gedachten krijgen, fantaseren en ontdekken. Ik ging ook terug in de tijd, toen ik landjepik deed, met een keukenmes, ja werkelijk!" En zo is het ook, heel veel jongens hebben vroeger zelf kaarten gemaakt, in de tijd dat zij dachten dat hun toekomst op Schateiland lag, of de jongens die kasteelheer waren, of legeraanvoerder, en ook de meisjes die landjepik deden met de jongens, en zij die nu in marketing zitten, assertieve marketensters.

 

Een mindmap is een praktisch memorandum van alles wat speelt,
van wat aan de orde is, en de connecties en de links.
Het kan een proces in beeld brengen, of een overzicht geven.

 

Tijd om van gedachten te wisselen?
Waarom zullen we van deze communicatie geen dialoog maken?
Bel met Hans de Wit - 06 53 37 19 83,
of stuur een mailtje: MindMaps@SwitchImage.Com

Een voorbeeld van een MindMap, van de HVA,
de Hogeschool Van Amsterdam.